¿Qué es un diagrama de flujo de procesos y cómo crear uno?
Un diagrama de flujo es un esquema que describe de manera gráfica un algoritmo, sistema o proceso. Los diagramas de flujo utilizan símbolos para representar operaciones específicas. El objetivo principal es documentar, planificar, mejorar o estudiar procesos complejos de manera fácil de comprender. La simbología es variable y debe ajustarse a cada caso. Para hacer comprensibles los diagramas, los símbolos se sometieron a una normalización y han pasado a ser casi universales. Los diagramas de flujo son los más comunes del mundo y representan la forma más tradicional y duradera para marcar detalles algorítmicos de un proceso. Las áreas en las que son más comunes encontrar diagramas de flujo son procesos industriales, programación y economía.
Signos del diagrama de flujo de procesos
A continuación te mostramos una lista de los símbolos más comunes utilizados en los diagramas de flujo. Ya hemos comentado anteriormente que son casi universales ya que realmente cada usuario puede utilizar sus propios símbolos en función de su proceso. Pero en la mayoría de los casos se utiliza una simbología universal para que cualquier persona pueda entender el diagrama.
Tipos de diagramas de flujo
Los principales tipos de diagramas según la manera en la que están organizados son:
- Formato vertical: El flujo y la secuencia de las operaciones va de arriba a abajo. Consiste en una lista ordenada de operaciones de un proceso que contiene toda la información que se considere necesaria.
- Formato horizontal: El flujo de las operaciones va de izquierda a derecha,
- Formato panorámico: El proceso registra además de un formato vertical, uno de horizontal. Muestra distintas acciones simultáneas y la participación de más de un departamento que el vertical no registra. El proceso está representado en una sola carta y se puede apreciar con una sola mirada, es de fácil comprensión para las personas no familiarizadas.
- Formato arquitectónico: Describe la ruta sobre el plano arquitectónico del área de trabajo. El primero de los flujogramas es predominantemente descriptivo, mientras que los utilizados son fundamentalmente representativos.
- Diagrama de bloques de modelo matemático: Es utilizado para representar sistemas físicos reales. Cada uno de los bloques es una simplificación de la realidad, lo que permite un tratamiento matemático razonable.
- Diagrama de bloques de procesos de producción: Se utiliza para representar cómo se elabora un producto especificando las materias primas, el número de procesos realizados y cómo se representa el producto terminado.
Ventajas de utilizar un diagrama de flujo en una empresa
Un diagrama de flujo bien ejecutado puede aportar a tu empresa ventajas y beneficios. Proporcionan una visión general clara y precisa de todos los detalles, lo que permite a los equipos comprender rápidamente qué tareas deben realizarse, por quién y cómo.
- Permite comunicar un proceso fácilmente, en pocas palabras y poco tiempo. Mejora la comunicación del equipo de trabajo y fortalece su integración. Consigue que los empleados entiendan su rol dentro de una empresa. También ayuda a capacitar a los nuevos empleados pues funciona como un recorrido para que el nuevo empleado entienda los procesos de la empresa de la que formará parte.
- Ayuda a identificar los elementos que afectan a la productividad y así encontrar nuevas maneras de optimizar el ritmo de trabajo y de estandarizar procesos.
- Nos sirve para observar y comprender un nivel más detallado del proceso. A parte, es útil en casi cualquier ámbito y disciplina, por lo que sirve para varios tipos de procesos.
- Gracias a realizar un correcto diagrama de flujo, podemos identificar posibles problemas en un proceso. Es una manera convincente de mostrar dónde está el error y posteriormente buscar posibles soluciones.
Cómo crear un diagrama de flujo paso a paso
Ahora que sabemos qué es un diagrama de flujo y cómo beneficia a tu empresa, vamos a ver los principales pasos que se tienen que seguir para crear uno:
- Determinar los principales compontentes del proceso: Identificar cuáles son las entradas (inputs) que pueden ser recursos, información u otros elementos. Las salidas (outputs) son los productos generados por el proceso y pueden ser informaciones, permisos, decisiones, productos terminados, etc. Y por último, identificar las actividades que se desarrollan en el proceso. Es importante anotar los puntos de decisión en el caso de que los haya, identificando las actividades que deriven de cada alternativa de decisión.
- Ordenar las actividades: Es necesario ordenar las actividades que formarán parte del flujo de manera cronológica.
- Elegir los símbolos para cada actividad: Teniendo en cuenta los símbolos mostrados anteriormente en la entrada y según el tipo de diagrama que se va a realizar, se deben escoger los símbolos que se utilizarán para dibujar el diagrama de flujo de procesos. También se decidirá el formato del diagrama de flujo (vertical, horizontal, arquitectónico, etc.).
- Establecer la conexión entre las actividades: Los conectores mostrados en el apartado de los símbolos como las líneas se utilizan para establecer una conexión entre las distintas actividades.
- Identificar el comienzo y el final del proceso: Establecer los límites del proyecto es importante, por lo que no hay que olvidarse de indicar cuándo comienza y cuándo termina el proceso.
- Revisión del proceso: Al finalizar es importante revistar todo el diagrama para asegurar que la representación gráfica es adecuada, entendible y describe correctamente la ejecución del proceso.
Herramientas para crear un diagrama de flujo
Exiten multitud de herramientas para realizar correctamente un diagrama de flujo. Como hemos mencionado anteriormente, con ellos facilitamos la comprensión y gestión de proyectos complicados para realizar un seguimiento de lo que se ha hecho.
Aquí te dejamos una lista con las principales opciones para realizarlos:
- Lucidchart: Es una herramienta de diagramación basada en la web, que permite a los usuarios colaborar y trabajar juntos en tiempo real, creando diagramas de flujo. Esta web tiene le ventaja de que podemos realizar todo tipo de diagramas como organigramas, mapas mentales, esquemas de sitios web, etc.
- Dia: Es una aplicación informática de propósito general para la creación de diagramas de manera fácil e intuitiva.
- Microsoft Word: Es una herramienta que para los que tengáis el paquete Office, os servirá para realizar diagramas de flujo. Es tan sencillo como presionar en »Documento nuevo» > »Agrega figuras» > Agregar los símbolos a través de »SmartArt». Posteriormente, para cambiar la disposición del diagrama se puede hacer mediante la pestaña de »Diseño». Allí se pueden añadir líneas y nuevos símbolos para perfeccionar el diagrama.
- Microsoft Excel: Otra herramienta del paquete Office en la que se pueden crear diagramas de flujo de manera sencilla es Excel. Para realizar un diagrama de flujo, debes presionar en »Documento nuevo» > »Insertar» > »Añadir Figuras». Se abrirá una pestaña con todos los símbolos y debes ir colocando uno a uno en las celdas los símbolos elegidos hasta completar tu diagrama de flujo.
- Microsoft Visio: Se trata de una aplicación de diagramación y gráficos vectoriales. Para hacer un diagrama de flujo, debes presionar en »Archivo» > »Nuevo» > »Crear» > »Diagrama de flujo» > »Añadir símbolos».
- Canva: Una herramienta online de diseño al alcance de todos para hacer diagramas de flujo visualmente atractivos. Para realizar uno debes buscar una plantilla en la web acorde con el diagrama que quieras realizar e ir añadiendo los símbolos desde la opción de »Añadir elementos».
- Visme: Ofrece diagramas de flujo online gratis que puedes editar en minutos. Tan solo debes seleccionar la plantilla que más te guste de su sitio web e ir modificándola según tu proceso.
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